Dopo aver preparato e controllato i dati per la produzione del file XML è possibile inviare la comunicazione ed effettuare lo scarico delle ricevute dalla Console. GB permette con semplici passaggi di modificare e rinviare i dati corretti in caso di esiti con segnalazioni o scarti.
GB offre a tutti i clienti la possibilità di gestire gli invii dei file per le comunicazioni Dati fatture e Liquidazione Periodica Iva tramite la Console interna alla piattaforma. Questa scelta è stata adottata ai fini di una corretta gestione delle rettifiche e degli annullamenti da inviare.
Invio file Dati fatture: intermediario Entratel
Per procedere alla creazione del file dopo aver controllato i dati è necessario che venga settato il soggetto che assume l’impegno alla trasmissione telematica (intermediario). I dati obbligatori nella creazione dell’intermediario sono i dati anagrafici del soggetto delegato e le chiavi Entratel:
- username e password per l’accesso all’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate
- la password di protezione dell’ambiente di sicurezza
- il percorso in cui è salvata la chiave di sicurezza
Queste informazioni sono utilizzate dalla Console per eseguire le operazioni di autentica, invio del file e per lo scarico delle ricevute.
Prima di procedere con la creazione del file è possibile eseguire il controllo telematico.
La creazione del file XML si effettua posizionandosi nel periodo oggetto di comunicazione dalla sezione “Dati intestazione/Riepilogo Invii” cliccando il pulsante.
Dove dopo aver creato i file XML apparirà il pulsante “Console telematica”.
All’interno della console, possiamo visualizzare tutti i file che devono essere inviati riepilogati per periodo. Facendo click su un determinato periodo, nella parte destra della schermata verrà riportato il dettaglio del file.
Prima di procedere all’invio del file XML Dati fatture occorre apporre la firma digitale al documento. Questo è possibile tramite il click sul tasto “Firma” posto a destra del “Nome file”.
Ora è possibile inviare il file facendo click su “Invia”.
Dopo qualche ora, facendo click su “Scarica” avremo la possibilità di scaricare e visualizzare la ricevuta.
Ricordiamo agli utenti che al fine di adempiere correttamente all’ invio del primo semestre 2018 della comunicazione Dati fatture, devono essere predisposte le informazioni inerenti ai primi due trimestri.
Invio file Dati fatture: intermediario Fisco online
In questo caso il soggetto che effettua la comunicazione corrisponde al contribuente, quindi nel settaggio dell’intermediario oltre ai dati anagrafici che devono coincidere con quelli della ditta, è necessario compilare, nelle chiavi Entratel, utente e password per l’accesso all’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Dopo aver creato il telematico o l’XML, direttamente dalla console facendo click su “Firma” il software produrrà il seguente messaggio:
Per i soggetti che inviano le proprie dichiarazioni la firma del file deve essere gestita esternamente tramite apposito Kit di firma digitale. Questo perché, non è possibile gestirla in automatico dato che l’utente non è in possesso delle credenziali di Entratel per utilizzare il sigillo elettronico dell’Agenzia delle Entrate.
Una volta firmato, dalla Console GB sarà necessario selezionarlo ed inviarlo.
A questo punto, dato che il file è stato già firmato e selezionato, è possibile procedere direttamente all’invio.
Se non si ha a disposizione la possibilità di firmare il file, è possibile eseguire la firma e l’invio direttamente dal sito Fatture Corrispettivi. Qui è necessario sigillare un file alla volta e inviarlo. Solo dopo aver inviato il primo file procedere a sigillare il secondo, altrimenti verrà proposta la stessa nomenclatura e il secondo file risulterebbe scartato.
In questo modo la procedura d’invio dei file è stata gestita esternamente. In caso di rettifiche/annullamenti dei file inviati, GBsoftware metterà a disposizione dei clienti la possibilità di caricare i dati (utente, data, ora, identificativo SDI, esito) all’interno dell’applicazione “Dati Fatture” nella maschera “Dati intestazione/Riepilogo Invii” tramite il pulsante “Gestisci Invio”.
Scarico della ricevuta tramite Console
In base ai tempi di risposta dell’Agenzia delle Entrate possiamo procedere allo scarico della ricevuta che nel caso della comunicazione dei Dati fatture potrà assumere 3 valori:
- ES01 – accettato,
- ES02 – accettato con segnalazioni,
- ES03 – scartato
Facendo click sul tasto “Scarica” sarà possibile scaricare la ricevuta. Con un click sul tasto “Visualizza” invece verrà aperta la ricevuta.
Il primo e secondo caso, i file sono stati accettati dal sistema.
N.B. Si ricorda che in caso di segnalazione ES02 non viene previsto un nuovo invio dell’intero file in quanto accettato dal sistema, ma solamente della rettifica del dato segnalato.
2. Esempi Esito ES02 – File accettato con segnalazioni
In caso di segnalazione ES02 per cessazione di partita Iva all’interno dell’Anagrafe Tributaria sarà necessario procedere alla correzione del solo dato segnalato all’interno dell’anagrafica clienti/fornitori.
Accedendo all’anagrafica, modificando la partita Iva, al salvataggio il software comunica che il soggetto è presente all’interno della comunicazione Dati Fatture.
Inoltre, è necessario selezionare i periodi in cui sarà necessario effettuare la RETTIFICA dei dati.
Confermando, il software ricorda che se l’anagrafica del cliente/fornitore è stata modificata direttamente dall’applicazione Dati Fatture, sarà necessario chiudere la gestione e riaprirla.
Così facendo, al prossimo accesso, in automatico verrà proposta la variazione tra quello comunicato e quello variato in contabilità e la creazione della RETTIFICA del dato inviato.
Per generare file di rettifica è necessario cliccare il pulsante “Crea rettifica”. Ricordiamo che per ogni rettifica è obbligatorio creare un singolo file xml. Così facendo, per tutte le fattura relative a prime note variate sarà generato il relativo file di rettifica.
Le fatture rettificate sono visualizzate nella maschera fatture emesse/ricevute:
Sotto la riga della fattura trasmessa con l’invio “ordinario” (Tipo invio = O – ordinario), è creata una riga il cui tipo invio è uguale a R – rettifica.
N.B. si ricorda che per concludere il processo di rettifica è necessario creare il file ed inviarlo.
3. File inviato con ricevuta Esito ES03 – Scartato
In caso di scarto dell’interno file, in automatico il programma una volta scaricata la ricevuta destoricizza l’intera comunicazione. L’utente dovrà modificare la segnalazione che ha causato lo scarto, ricreare il file e inviarlo di nuovo.
Invio esterno con ricevuta di Esito ES02 o ES03
Nel caso in cui i file sono stati inviati esternamente da GB e l’esito della ricevuta è ES02 – accettato con segnalazioni, l’utente prima di procedere ad effettuare delle modiche al dato segnalato deve compilare il 
(utente, data, ora, identificativo SDI, esito) posto nella maschera di riepilogo Invii in corrispondenza del file, altrimenti non sarà possibile generare il file di rettifica/annullamento.
Invece nel caso in cui l’esito della ricevuta è ES03 – scartato, il gestisci invio non deve essere compilato e prima di apportare delle modifiche al dato errato, l’utente deve destoricizzare la comunicazione dal pulsante 
presente nella maschera di riepilogo Invii in corrispondenza del file.
N.B. prima di creare il file per il nuovo invio modificare il progressivo dal pulsante “Progressivo Univoco file” incrementandolo rispetto all’ultimo utilizzato, altrimenti il file verrà scartato con motivo “File Duplicato”.
Per maggiori approfondimenti, si consulti la guida on-line di Dati Fatture.
MB103 – SFA/16.
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