Nell’anagrafica clienti/fornitori Web sono state introdotte due nuove opzioni che permettono la creazione automatica delle anagrafiche dei fornitori dalle fatture ricevute in console e di mantenere eventualmente sempre aggiornati i dati anagrafici.
La creazione dell’anagrafica dei fornitori in area web è utile ai fini della creazione della distinta in formato XML da caricare nel proprio home banking per poter disporre i bonifici. Questo perché nell’anagrafica del fornitore si potranno abbinare le coordinate bancarie cosi da compilare in automatico la distinta.
Inoltre, creare in automatico il fornitore sarà utile anche per il prossimo rilascio su area web del modulo del magazzino.
Creazione automatica dei fornitori
La creazione automatica dei fornitori avviene quando in anagrafica clienti/fornitori, pulsante “Opzioni” è stato inserito il check “Creazione automatica del fornitore”. Dall’area web della fattura o dalla console, è possibile aprire l’anagrafica clienti/fornitori cliccando su pulsante 
posto nella barra in alto in corrispondenza dell’anno.
All’interno per abilitare tale funzione è necessario cliccare il pulsante Opzioni.
L’utente può scegliere se creare tutti i fornitori (opzione che vale per tutti gli anni) per cui è pervenuta almeno una fattura, oppure iniziare solamente a farli creare dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione di creazione).
Tale opzione è possibile definirla scegliendo nella combo tra:
- Tutte
- Dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione e che dopo aver salvato l’opzione sarà visibile a video)
I dati che saranno riportati in automatico, se presenti nel file xml, sono:
- Codice fornitore: numerazione automatica di GB con il primo numero disponibile, successivo dell’ultimo caricato in anagrafica. Se in anagrafica clienti\fornitori non è presente nessun soggetto il numero iniziale da cui partirà è 001
- Codice fiscale
- Stato e Partita Iva
- Denominazione
- Cognome / Ragione sociale
- Nome
- Sede: indirizzo, numero civico, comune, cap, provincia e regione
- Telefono
- Fax
Una volta scelta la modalità di creazione, è necessario:
- salvarla per attivarla
- uscire dalla gestione dei clienti fornitori
- accedere alla console fatturazione e cliccare in un qualsiasi ramo della sezione fatture ricevute.
In automatico, sia la prima volta che si attiva l’opzione, sia ad ogni ricezione di una nuova fattura, partirà in automatico il controllo della creazione dell’anagrafiche, se non già presenti.
Se nell’anno per le fatture ricevute sono già presenti le relative anagrafiche, la procedura non evidenzierà nulla e si potrà continuare a svolgere la normale routine.
Se invece vi sono fatture per cui l’anagrafica non è presente, il software effettua la creazione e lo evidenzia tramite report indicando i file presenti e le anagrafiche create.
N.B. in caso di fatture pervenute dallo stesso fornitore, questo sarà creato un’unica volta.
Se il report visualizzato ogni volta non si vuole vedere, da “Opzioni Console” è possibile toglierlo indicando il check su “Non visualizzare ogni volta il report dei fornitori creati in automatico”.
Conclusa la creazione, se è necessario ricercare in anagrafica clienti/fornitori i soggetti creati è possibile farlo indicando nel campo di ricerca della colonna “Tipo” la sigla F oppure C/F se lo stesso è sia cliente che fornitore.
Aggiornamento automatico
La seconda opzione inserita in anagrafica clienti/fornitori è l’aggiornamento automatico dei dati anagrafici dei fornitori presenti in area web con quelli indicati nel file XML.
Se è disattivata, i dati dei fornitori presenti nel file XML non saranno riportati nell’anagrafica Web e rimarranno come inizialmente sono stati creati.
Se è attiva in fase di apertura della console su fatture ricevute i dati del fornitore saranno aggiornati in automatico. Anche in questo caso è possibile scegliere se fare l’aggiornamento di tutte le fatture ricevute oppure solo aggiornare dalla data di attivazione (data in cui viene salvata l’opzione di creazione).
Settata la tipologia di opzione di aggiornamento è necessario salvare. Dopo di che, accedendo alla console fatturazione, nel caso in cui siano presenti fatture ricevute con dati diversi in anagrafica questi si aggiornerebbero.
N.B.Se l’ambiente web è collegato al GB studio, e si vogliono creare in area web tutti i fornitori presenti in GB, quest’ultimo può sincronizzare le anagrafiche dei fornitori direttamente dal GB da:
- Multi ditta
- Collegamento Studio – Cliente
- per la ditta interessata cliccare il pulsante Sincr. Cli/for
- check su “fornitori”
- conferma dell’operazione.
Per ulteriori chiarimenti consultare la guida online.
WB301 – SFA/07
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