Conservazione Sostitutiva 2017: riepilogo termini

Con la progressiva digitalizzazione di documenti e adempimenti, svolge una funzione sempre più importante la Conservazione Sostitutiva, ovvero l’insieme delle procedure volte a garantire autenticità e integrità dei file nel tempo.

Così come avveniva per la stampa analogica, esiste un termine massimo entro il quale deve essere effettuata la Conservazione Sostitutiva. Andiamo a vedere insieme i termini di scadenza in base alle varie casistiche che possono presentarsi.

Cosa devo conservare?

È bene precisare che, come è intuibile dalla premessa, la Conservazione Sostitutiva comprende tutti quei file telematici (ed eventualmente le relative notifiche) per cui è prevista una presentazione all’Agenzia delle entrate, così come stabilito dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014.

In GBsoftware è possibile andare a conservare:

Fatture Elettroniche PA
Liquidazioni Iva
Dati Fattura

Entro quando devo effettuare la Conservazione?

La Risoluzione n.9/E del 29 Gennaio 2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che la Conservazione Sostitutiva deve avvenire entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di formazione dei documenti stessi.

Nella fattispecie ciò sta a significare che tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali inerenti l’anno d’imposta 2017 dovranno essere conservati entro il 31/01/2019. Ciò perché il termine ultimo per la presentazione telematica della dichiarazione dei redditi 2018 (periodo d’imposta 2017) è slittato, grazie alla Legge di Bilancio 2018, dal 30/09/2018 al 31/10/2018.

Firma digitale in scadenza prima del termine ultimo

Se i file da inviare in conservazione hanno la firma digitale in scadenza prima del 31/01/2019, i documenti vanno inviati in conservazione prima della scadenza della firma, a prescindere dal rinnovo della stessa.

Scadenza Ambiente di Sicurezza Desktop Telematico

Nel caso i file siano stati firmati tramite Desktop Telematico e la scadenza dell’ambiente di sicurezza sia prima del 31/01/2019 gli stessi devono essere mandati in conservazione entro la data di scadenza dell’Ambiente di sicurezza.

Come devo effettuare la Conservazione?

GBsoftware prevede la possibilità di gestire e controllare tramite una apposita applicazione i documenti inviati (o da inviare) in conservazione.

Tale gestione è accessibile da Multi ditta – Conservazione Sostitutiva

Da dove sarà possibile controllare lo stato dei documenti inviati in conservazione. I passaggi per una corretta conservazione dei file sono presenti sulla guida on line.